header image

Osem napak, ki se jim z lahkoto izognete na podlagi naših izkušenj

Objavil: P.J. | 6.04.2011 | 7 Komentarjev |
8-ka

Osem napak, ki se jim z lahkoto izognete na podlagi naših izkušenj

Lahko bi pisali o čudovitem uspehu. In s tem ne bi bilo čisto nič napak.

Mini IS je presegel vsa pričakovanja, saj si ga je v prvem mesecu obstoja preneslo iz naše spletne strani kar 394 obiskovalcev.

Tudi številka zadnjega naročila v mesecu marcu je impozantna. Zadnji dan marca je naš na novo postavljeni sistem za naročanje preko spleta kazal 134 naročil, kar štejemo kot odličen rezultat.

Še bolj smo veseli, da številka še naprej narašča in včeraj je tako že bila 137. Vendar se bomo tokrat posvetili temu, kaj smo se iz vsega skupaj naučili.

Privoščili smo si nekaj spodrsljajev in prav je, da jih ovrednotimo. Na ta način si lahko marsikdo med vami pomaga in se v prihodnje izogne podobnim spodrsljajem.

1. Načrtujmo izrabo časa

V primeru objave Mini IS smo po eni strani zadeli ravno pravi čas, saj je mesec marec tisti mesec, ko smo vsi bolj ali manj dovzetni za orodja, ki nam pomagajo pri pripravi letnih poročil za DURS in AJPES.

Iz drugega zornega kota pa je ravno to tudi precejšnja obremenitev, saj smo bili tudi sami v situaciji, ko smo imeli precej opravkov sami s seboj. Slednje pa se je odrazilo na slabši odzivnosti, kar si štejemo kot velik minus.

Sklep: dobro je temeljito premisliti čimveč različnih vidikov časa, tako o primernosti nekega trenutka za neko aktivnost, kakor tudi z vidika razpoložljivosti.

2. Določimo nosilce funkcij

Zgornje številke zgovorno govorijo tudi o tem, da smo bili zasuti z elektronskimi sporočili in telefonskimi klici.

V želji čim prej odgovarjati na zastavljena vprašanja se je pojavilo nekakšno stihijsko vedenje, kar je vsekakor zelo napak.

Sklep: v prihodnje si bomo bolj premišljeno porazdelili vloge med seboj, tako da se bo lahko vsak član ekipe preudarno in predano posvetil nalogam, za katere je odgovoren.

3. Omejimo nabor nalog glede na zmogljivosti

Hkrati smo postavili nov sistem za spletno naročanje, kar v našem primeru pomeni enega programerja manj in objavili Mini IS.

Poleg tega smo sočasno tudi pripravljali našo novo učilnico za potrebe tečajev računalništva.

Izdelka brez pomanjkljivosti ni, kar smo naivno spregledali. Tako smo se kar nekajkrat znašli v zagati, ko ni vse teklo gladko in po načrtih.

Sklep: upoštevaje prvo in drugo točko je treba prilagoditi tudi nabor oz. količino zastavljenih nalog glede na zmogljivosti članov ekipe in časovno razpoložljivost.

4. Jasno določimo prostorsko umestitev

Ekipa My Office Team se na srečo razteza vse od Štajerske, preko Koroške in Notranjske tja na Primorsko. Dejavnost nam omogoča sodelovanje na daljavo.

Zato je za nas tolikanj bolj pomembna spletna lokacija. Zahvaljujoč Marku, ki se je posvetil oblikovanju, sva skupaj uspela postaviti našo novo spletno stran.

Hkrati pa se je poznalo, da smo vas – obiskovalce s tem hitrim prehodom malce zmedli, kar tudi štejemo za spodrsljaj, ki ga ne bi bilo treba.

Sklep: dobro je postopoma širiti območje delovanja in o tem zveste obiskovalce čimbolje obveščati.

5. Opredelimo namen

Mini IS smo pripravili zato, ker smo želeli tudi majhnim podjetjem in predvsem samozaposlenim samostojnim podjetnikom omogočiti vodenje poslovnih knjig in spremljanje poslovanja na preprost način.

Novo spletno stran My Office Team smo postavili zato, ker pričujoči blog na SiOL-u ne zadošča vsem tehničnim in prostorskim zahtevam, ki jih potrebujemo.

Računalniško učilnico smo pripravili, da bi zapolnili vrzel, ki je zijala na območju Vrhnika – Idrija – Postojna – Cerknica -Logatec, saj se že nekaj časa uspešno ukvarjamo s to dejavnostjo v Ljubljani.

Z vidika namena si lahko pripišemo celo plus, saj smo se držali vseh zastavljenih izhodišč. Vseeno pa se bomo v prihodnje držali tudi vodila kakovosti kot dodane vrednosti k sami vsebini.

Sklep: vedno poskrbimo za to, da zmoremo v eni povedi izraziti namen neke aktivnosti oz. dejavnosti. Preprosto zato, da si ga vsi člani ekipe zlahka zapomnijo in vrednotijo prioritete z zastavljenim namenom.

6. Premislimo in izberimo ustrezno metodo

Večinoma se da do istega cilja priti po različnih poteh. Kar je pomembno, je to da se izogibamo beganju sem in tja in se držimo začrtane poti tudi ko se na njej pojavijo ovire.

Pogosto se namreč bližnjica izkaže za najdaljšo pot do cilja.

Mi z vami komuniciramo predvsem preko spleta. Manjši spodrsljaj sem že omenil zgoraj, ko sem rekel, da smo preveč ostro uvedli še našo lastno spletno stran.

Sem ter tja se zgodi tudi kak telefonski pogovor. Predvsem v fazi konkretnih pogovorov v zvezi z natančnejšim dogovarjanjem o posameznih podrobnostih.

Člani ekipe medsebojno komuniciramo predvsem s pomočjo Skype-a. Napaka, ki smo jo storili je bila javna objava telefonske številke. Telefonski klici so za programerje pri našem delu moteči.

Sklep: načrtujmo metodo za izvedbo nalog, ki bo omogočila kar najbolj učinkovito izvedbo.

7. Jasno razmejimo končne cilje

Predvsem nam malim podjetjem se rado dogaja, da zapademo v situacijo, ki jo sam poimenujem “never ending story”. Včasih nas v to prisili naročnik, včasih pa gre za posledico slabe organizacije.

Slednje se odraža včasih tako, da se plačilo za že opravljeno delo nekao izmika v nedoločeno prihodnost, še večkrat pa v nervozi članov ekipe, ki ne poznajo končnih zahtev in posledično smisla naloge.

Mi npr. pri razvoju programske opreme postavljamo mesečne plane, ki jih po potrebi dopolnjujemo z odzivi in predlogi naših uporabnikov.

Tokrat smo si tudi tukaj privoščili spodrsljaj, predvsem na račun točk iz začetka prispevka in si privoščili zamudo pri zastavljenih ciljih na račun nenačrtovanih vmesnih opravil.

Sklep: slediti je treba končnim ciljem in jih izpolniti, vmesne naloge pa planirati ali za pozneje ali pa jih dodeliti posameznikom s prostimi kapacitetami.

8. Spremljajte izvajanje ves čas sproti

Kljub vsem dobrim načrtom gredo lahko posamezne reči napak zgolj zato, ker nismo bili dovolj pozorni. Zato spremljajmo, kako se načrtovane aktivnosti udejanjajo v praksi, da lahko pravočasno ukrepate.

Mi praviloma ob torkih pregledujemo, kako stojijo zadeve pri nas, v mesecu marcu pa smo žal popustili in se “prepustili toku”, oz. se odzivali bolj po občutku, kar ni ravno dobro.

Sklep: izvajanje zastavljenih načrtov je treba spremljati ves čas sproti, še preden se nabere preveč vsega, zato da se izognemo zamudam in nervozi.

Namesto konca

Zgornjih osem alinej lahko združimo v preprost seznam dobro znanih vprašanj, ki jih poznamo tudi po imenu “sedem k-jev” in si sledijo nekako tako:

  • Kdo?
  • Kaj?
  • Kdaj?
  • Kje?
  • Zakaj?
  • Kako?
  • Koliko?

h kateremu dodamo še zadnjo alinejo spremljanja izvajanja. Zapomnimo si teh sedem vprašanj in izognili se bomo marsikaki težavi, pa najsi bo to na poslovnem ali zasebnem področju.

Preostane mi le še, da vam zaželim veliko uspehov in se poslovim od vas do naslednjega prispevka. Še prej pa vas povabim k temu da v komentarjih izrazite vaša mnenja in izkušnje.

Do naslednjega branja, nasvidenje.

  • Share/Bookmark
Zapisano pod: Pisarna in poslovanje

Odzivi

twelve points :D

@PJ: Eno….vprašanje…imaš mogoče kak vir (=((e-)knjiga, e-nalsov,…v slovenščini) o validaciji…zelo nasplošno.
lp

@smoger: validacija je zelo širok pojem. Previdevam, da meriš na tip podatka v celici v Excelu oz. polja v Accessu.

Literature na tem področju v Slovenščini primanjkuje. Midva s Suzano sva si sama napisala kar nekaj skript, po katerih predavava.

Lahko tudi napišem kak članek na to temo, če mi podaš malenkost bolj natančno izhodišče.

Res je ful širok pojem…Eh, ni za excel/access…tko nasplošno v kakem podjetju…od tega kaj je validacija, kako se izvaja, kdo jo izvajaitd.
Mogoče sem izbral napačen naslov…bom že poguglu. btw..imaš pa enega najbolj uporabnih blogov.
LP

Hvala za pohvalo. Glede validacije tako na splošno pa bi se morda splačalo pogledati v kako knjigo tipa “how to” za MS Project… Se definitivno najde kako poglavje na to temo.

Sicer pa pri nas nadzor izvajanja precej pogosto šepa. Že pri načrtovanju procesa so tveganja in SWOT analiza pogosta prezrta.

Sam poznam predvsem specifične nemške standarde, saj izhajam iz avtomobilske industrije. Za slovenščino pa ne morem biti v kako posebno pomoč.

Hvala za te nasvete.

ahaaha to je to !

Pustite komentar

Tvoj odziv :

Komentiranje iz tujine je omogočeno zgolj prijavljenim uporabnikom !

Kategorije