header image

Knjigovodski praktikum za enostavno in dvostavno knjigovodstvo za telebane

Objavil: P.J. | 6.03.2011 | 15 Komentarjev |

Muka - knjigovodstvo

Muka imenovana knjigovodstvo

Najprej naj povem, da sta mi računovodstvo in knjigovodstvo španska vas in se nanju spoznam približno toliko, kolikor se spoznam na leteče krave. Zato ni namen tega prispevka zahajati v podrobnosti o t.i. optimizaciji računovodskih izkazov. Namen tega prispevka je samostojnim podjetnikom na začetku poti predstaviti osnove vodenja knjig, zato da se ognejo morebitnim neljubim presenečenjem v odnosih z nujnim zlom v obliki državnih inštitucij, ki pobirajo takšne in drugačne davke in prispevke.

Tukaj je mesec marec, ki je že nekako ustaljeno mesec oddaje knjigovodskih in računovodskih izkazov državi, jaz pa sem deležen precej zajetnega kupa vprašanj, kako in kaj. Poskusil se bom osredotočiti na paralele in razlike med t.i. enostavnim in dvostavnim knjigovodstvom in na praktičnih primerih pokazati, kako se lotiti enega in kako drugega. Za boljše razumevanje pa bom poskusil duhamorno pisanje podkrepiti še s slikovnim materialom, da bodo stvari kolikor toliko bolj pregledne. Začnimo torej na začetku…

Zagon podjetja

Na začetku, ko podjetnik začne opravljati dejavnost, si omisli nekaj pripomočkov za svoje delovanje. Ogledali si bomo ilustrativen primer, kako poknjižiti začetek poslovanja, torej nabavo osnovnih sredstev in začetni kapital. Predpostavimo, da naš podjetnik na začetku razpolaga z majhnim zemljiščem, vrednim npr. deset tisočakov, manjšim objektom vrednim kakih dvajset tisočakov in nekaj gotovine.

Knjiženje podjetnikovega kapitala ob ustanovitvi podjetja

V primeru enostavnega knjigovodstva torej naredimo naslednje knjižbe:

  • v Register osnovnih sredstev zavedemo zemljišče v vrednosti 10.000,00 evrov  in objekt v vrednosti 20.000,00 evrov, ter za vsakega posebej ustvarimo kartico osnovnega sredstva
  • v Evidenco stanja na računih zavedemo polog na transakcijski račun podjetja v višini 1.000,00 evrov

V primeru dvostavnega knjigovodstva situacija ni bistveno drugačna

  • na konto 020 zavedemo vrednost zemljišča, torej 10.000,00 evrov v dobro
  • na konto 021 zavedemo vrednost objekta, torej 20.000,00 evrov v dobro
  • na konto 110 zavedemo znesek pologa na račun, torej 1.000,00 evrov v dobro
  • na konto 900 zavedemoskupni podjetnikov kapital, torej 31.000,00 evrov v breme

Ustanovitev podjetja - knjiženje po kontih

Ustanovitev podjetja - knjiženje po kontih

Ker je treba objekt tudi urediti in opremiti, se naš podjetnik z drugim podjetjem dogovori o manjši adaptaciji in slikopleskarskih delih. Dogovorjena cena je 18 tisoč evrov, od tega se 4 in pol tisočake plača vnaprej, preostanek pa po zaključku del.

Knjiženje dolgoročnega posojila

Ker naš podjetnik nima dovolj denarja, zaprosi na banki za posojilo za financiranje gradbenih del in nabavo opreme objekta v višini 40 tisoč evrov. Dogovori se za 6 odstotno letno obrestno mero in trimesečno odplačevanje za dobo 7-ih let.  Ko mu banka nakaže sredstva na račun, naš podjetnik to poknjiži.

V primeru enostavnega knjigovodstva preprosto zavede nakazilo v evidenco stanja na računih v višini 40.000,00 evrov. Hkrati s tem si shrani amortizacijski načrt posojila kot protidokument, iz katerega izhajajo prihodnje obveznosti vračila posojila.

V primeru dvostavnega knjigovodstva naš podjetnik poknjiži:

  • na konto 110 priliv na transakcijski račun v višini 40.000,00 evrov, v dobro
  • na konto 972 poknjiži enak znesek v breme
Knjiženje dolgoročnega posojila domačih bank

Knjiženje dolgoročnega posojila domačih bank

Knjiženje avansnega plačila osnovnih sredstev

Sedaj lahko naš podjetnik plača dogovorjeni predujem za obnovitvena dela na objektu, kar mora spet poknjižiti v svoje knjigovodske listine. V primeru enostavnega knjigovodstva gre ta stvar nekako tako:

  • v evidenco stanja na računih zabeleži odliv v znesku 4.500,00 evrov
  • v knjigo prihodkov in odhodkov zavede knjižbo na sledeč način
    • v kolono 4 vnese npr. “Obnova poslovnih prostorov – avans”
    • v kolono 20 vnese 4.500,00 evrov
    • (če je davčni zavezanec) vnese v kolono 21 znesek  obračunanega DDV, torej 750,00 evrov
    • v kolono 22 vnese ponovno znesek 3.750,00 evrov če je davčni zavezanec, sicer celoten znesek 4.500,00 evrov
    • v kolono 25 vnese ponovno znesek 3.750,00 evrov če je davčni zavezanec, sicer celoten znesek 4.500,00 evrov

V primeru dvostavnega knjigovodstva je situacija podobna, kar je tudi smiselno.

  • na kontu 110 zabeleži 4.500,00 evrov, tokrat v breme
  • na kontu 130 zabeleži 3.750,00, v dobro
  • na kontu 160 zabeleži znesek obračunanega DDV, torej 750,00 evrov, v dobro
Knjiženje predujma za osnovna sredstva

Knjiženje predujma za osnovna sredstva

Knjiženje nakupa opreme – osnovnih sredstev

Čas je, da naš podjetnik nabavi tudi opremo za svoje delo. Recimo, da gre za opremo pisarne in opremo delavnice. Za opremo pisarne prejme naš podjetnik račun za 5 tisočakov, za opremo delavnice pa za 15 tisočakov.

V primeru enostavnega knjiženja, je postopek sedaj nekako takšen, da naš podjetnik

  • v KPO v kolono 4 vpiše “Oprema pisarne”
  • v KPO v kolono 20 vpiše 5.000,00 €
  • v KPO v kolono 21 (če je zavezanec za DDV) vpiše 833,33 €
  • v kolono 22 vpiše 4.166,67 če je davčni zavezanec, sicer 5.000,00 €
  • v kolono 23 vpiše 4.166,67 če je davčni zavezanec, sicer 5.000,00 €
  • v KPO v kolono 4 vpiše “Oprema delavnic”
  • v KPO v kolono 20 vpiše 15.000,00 €
  • v KPO v kolono 21 (če je zavezanec za DDV) vpiše 2.500,00 €
  • v kolono 22 vpiše 12.500,00 če je davčni zavezanec, sicer 15.000,00 €
  • v kolono 23 vpiše 12.500,00 če je davčni zavezanec, sicer 15.000,00 €
  • v register osnovnih sredstev zavede vsako osnovno sredstvo posebej in za vsakega posebej ustvari kartico osnovnega sredstva
  • v evidenco obveznosti do dobaviteljev zavede obveznost do dobavitelja pisarniške opreme v višini 5.000,00 evrov
  • v evidenco obveznosti do dobaviteljev zavede obveznost do dobavitelja opreme za delavnico v višini 15.000,00 evrov
  • če je zavezanec za DDV v evidenco ostalih terjatev vnese terjatev do države za vstopni DDV v višini 833,33 €
  • če je zavezanec za DDV v evidenco ostalih terjatev vnese terjatev do države za vstopni DDV v višini 2.500,00 €

V primeru dvostavnega knjiženja je situacija spet presenetljivo podobna, kar vidimo tudi iz slike s knjižbami v nadaljevanju.

Knjiženje nabave osnovnih sredstev

Knjiženje nabave osnovnih sredstev

Po zaključku obnovitvenih del, prejme naš podjetnik tudi račun za obnovo objekta v višini 18.000,00 evrov, ki jih naš podjetnik spet poknjiži.

Primer je skorajda identičen zgornjemu, zato ne bomo ponavljali knjižb. Pač ustrezno porazdelimo 18 evrskih tisočakov po zgoraj navedenem “muštru”. Pri tem ne smemo pozabiti, da je v primeru enostavnega knjigovodstva dejanska obveznost do dobavitelja 13.500,00 evrov, saj je 4.500,00 že poravnal z avansom.

Knjiženje prenosa osnovnih sredstev v uporabo

Sedaj, ko je naš podjetnik zbral vsa ta osnovna sredstva, je čas, da jih prenese v uporabo. Skupaj je v pripravi trenutno za 38 evrskih tisočakov osnovnih sredstev, ki jih prenesemo v uporabo, kar v našem primeru poveča vrednost objekta za 18 tisočakov, preostali 20 tisočakov pa predstavlja opremo.

V primeru enostavnega knjigovodstva to pomeni, da posamezno osnovno sredstvo opremimo z datumom pričetka uporabe, hkrati pa na kartici osnovnega sredstva objekt povečamo (okrepitev) njegovo vrednost za 18.000,00 evrov, zmanjšano za DDV v primeru davčnega zavezanca seveda, kolikor je znašala obnova.

V primeru dvostavnega knjigovodstva je tudi tukaj situacija sila podobna, kot je razvidno iz slike knjižb v nadaljevanju, spodaj.

Knjiženje prenosa osnovnega sredstva v uporabo

Knjiženje prenosa osnovnega sredstva v uporabo

Knjiženje plačila računa z upoštevanjem avansnega plačila

Na koncu mora naš podjetnik še plačati račune za vse skupaj in tudi to zavesti v svoje knjigovodske listine. Pri tem moramo upoštevati, da je gradbenemu podjetju del zneska že poravnal avansno (s predujmom), zato knjižba zgleda nekako tako.

V primeru enostavnega knjigovodstva zavede plačilo računa v evidenco stanja na računih, tako da zabeleži odliv v višini 15.000,00 evrov.

Ob tem v evidenci obveznosti do dobaviteljev za enak znesek zmanjša obveznosti do dobavitelja. Enako stori tudi za ostala dva prejeta računa za opremo pisarne in opremo za delavnico.

V primeru dvostavnega knjigovodstva pa knjižbe zgledajo nekako tako, kot je razvidno iz slike v nadaljevanju.

Knjiženje zapiranja računa, delno zaprtega z avansnim plačilom

Knjiženje zapiranja računa, delno zaprtega z avansnim plačilom

Razliko, ki tukaj nastane bo pokrilo vračilo odprte terjatve za vstopni DDV v znesku 750 evrov, ki jo imamo do države, če se spomnimo še od prej.

Evidentirajmo podatke za računalniško obdelavo

Sedaj se za konec vprašajmo, kako bi to računalniško obdelali. Za primer poskusimo z Microsoft Office Excelom. Najprej moramo razmisliti, kaj potrebujemo. Ko zabeležimo vse naše knjižbe v icrosoft Office Excel, dobimo nekaj takega, kot je spodaj na sliki:

Seznam vseh opisanih knjižb v MS Office Excelu

Seznam vseh opisanih knjižb v MS Office Excelu

Sestavili smo torej tabelo. Najprej delovni List 1 smiselno poimenujemo, npr. Knjižbe. Nato v prvo vrstico vpišemo glave (naslove) naše tabele. Začnemo s stolpcem A in v celico A1 vpišemo Datum. Kliknemo na označevalnik stolpca na vrhu (kjer piše A) in ko je cel stolpec označen, z desnim klikom prikličemo priročni meni, v katerem kliknemo na možnost Oblikuj celice. V novem okencu, ki se nam odpre, izberemo zavihek Številke in v seznamu na levi izberemo možnost Datum. Če želimo, lahko tudi v seznamu na desni določimo obliko zapisa datuma, ki nam najbolj ustreza. Jaz sem pustil privzeto nastavitev. Potrdim s klikom na gumb [V redu]

V celico B1 vpišemo  Kolona KPO. Tudi tu označimo cel stolpec in ga oblikujemo po enakem postopku, kakor prejšnjega, le da v seznamu možnih oblik tokrat izberemo možnost Besedilo.

V celico C1 vpišemo Konto in jo oblikujemo povsem enako, kakor predhodno, vključno z oblikovanjem celice kot Besedilo. Nato v obeh stolpcih določimo še sredinsko poravnavo besedila.

V celico D1 vpišemo Vrsta, saj bomo sem vpisovali vrsto knjižbe, torej ali je knjižba v dobro (debet) ali v breme (kredit). Ta stolpec ne potrebuje posebnega oblikovanja. Naslednja celica E1 pa bo imenovana Znesek, zato ta stolpec spet cel označimo in za obliko določimo Valuta. Zadnji stolpec v našem seznamu je Opis, ki ne potrebuje posebnega oblikovanja.

Sedaj po zgoraj prikazanem vzoru vnesemo vse knjižbe, s čimer v bistvu zabeležimo vse poslovne dogodke, ki so se do sedaj zgodili v poslovanju našega podjetnika. Ko vnesemo vse, označimo vse podatke, vključno z naslovno vrstico in v kartici Osnovno kliknemo na gumb [Oblikuj kot tabelo], da se nam prikaže galerija slogov tabel. Izberemo tistega, ki nam najbolj oblikovno ustreza in potrdimo s klikom nanj. Nato še v kartici Načrt (ki je vidna zgolj, dokler se izbrana celica nahaja znotraj tabele) skrajnje levo v vnosno polje Ime tabele vnesemo ustrezno ime, npr. Knjizbe. Uporabi šumnikov se pri poimenovanju objektov izogibam namenoma.

Od tukaj do bilance stanja pa je zgolj še korak. Najprej na en zavihek dodamo kontni plan. Ta zavihek  poimenujemo npr. KP. Tudi na tem zavihku podatke oblikujemo v tabelo, ki jo poimenujemo KontniPlan. Nato na drug zavihek dodamo še oznake za AOP1 za AJPES2. Ta zavihek poimenujemo npr. AOP. Tudi tukaj podatke oblikujemo v tabelo in jo poimenujemo AOP.

Nato se vrnemo na zavihek Knjižbe in v celico G1 vpišemo Konto Opis, nato pa v celico G2 vnesemo formulo s funkcijo VLOOKUP, ki nam iz tabele KontniPlan poišče naziv za naš konto.

=Knjizbe[[#This Row];[Konto]] & " - " & VLOOKUP(Knjizbe[[#This Row];[Konto]];KontniPlan;MATCH("Naziv";KontniPlan[#Headers];0))

V celico H1 vpišemo AOP za AJPES in v celico H2 pa vnesemo formulo s funkcijo VLOOKUP, ki za dotični konto v tabeli KontniPlan poišče, katera je oznaka za AOP za AJPES za ta konto, na pa iz tabele AOP prikaže naziv  v bilanci stanja za to oznako.

=VLOOKUP(Knjizbe[[#This Row];[Konto]];KontniPlan;MATCH("AOP za AJPES";KontniPlan[#Headers];0);FALSE) & " - " & VLOOKUP(VLOOKUP(Knjizbe[[#This Row];

Na koncu še izračunamo predznačene zneske, tako da če je vrsta knjižbe V dobro, znesek knjižbe pomnožimo z 1, če pa je vrsta knjižbe V breme pa z -1. V celico I1 torej vpišemo ime stolpca Predznačen znesek in v celico I2 vnesemo sledečo formulo:

=Knjizbe[[#This Row];[Znesek]]*IF(Knjizbe[[#This Row];[Vrsta]]="V dobro";1;-1)

Bilanco stanja dobimo tako, da se postavimo na nov list, ga poimenujemo npr. BS in izberemo kartico Vstavljanje, kjer je skrajno levo gumb Vrtilna tabela. Vstavimo vrtilno tabelo, kateri za vir podatkov določimo našo tabelo Knjizbe. Kot oznake vrstic ji določimo AOP za AJPES, torej podatek, ki smo ga izračunali v stolpcu H, kot vrednosti pa ji določimo Predznačen Znesek, katerega vrednost smo zračunali na koncu v stolpcu I. Excel nam ponudi po naših prvih knjižbah takšen rezultat, kot je videti na sliki spodaj.

Izpis delne bilance stanja v Excelu s pomočjo vrtilne tabele

Izpis delne bilance stanja v Excelu s pomočjo vrtilne tabele

Sčasoma se bo tako naša bilanca oblikovala v vsem bolj domačo obliko, pa vendar – to je naša bilanca stanja ob zagonu podjetja pod zgoraj opisanimi pogoji. Kar vam želim pokazati je, da knjiženje ni nobena strašna “kunšt”, je pa sila natančna in še bolj zamudna zadeva. Če odmislimo mukotrpno vnašanje in razmišljanje kam kaj spada, pa vse drugo za nas opravi vrtilna tabela v Excelu.

Slednje je bila tudi podlaga za nastanek avtomatskega knjiženja v Mini IS-u. Poglejmo si sedaj še, kako iz vsega skupaj oblikujemo knjigo prihodkov in odhodkov.

Knjiga prihodkov in odhodkov v Excelu

Kaj knjiga prihodkov in odhodkov sploh je, gledano s knjigovodskega vidika? Na to vprašanje je treba odgovoriti, saj so me že mnogi vprašali, češ zakaj vraga v enostavno knjigovodstvo mešam konte. Najprej si poglejmo pomen besedne zveze enostavno knjigovodsvo. Mnogi namreč ta pojem inačijo s prepreostim načinom vodenja knjig, ne vedoč, v kako hudi zmoti živijo. Ta besedna zveza namreč pomeni eno stavno knjigovodstvo, kot protiutež dvo stavnemu knjigovodstvu.

To pa ne pomeni, da v širešm pomenu besede v eno stavnem knjigovodstvu ni kontov – še več, v resnici vsaka kolona v KPO predstavlja en (ali več) konto, včasih analitični, včasih pa sintetični. Če pogledamo dalje, evidenca stanja na računih v enostavnem knjigovodstvu je ekvivalent za knjižbe na kontu 110 v dvostavnem knjigovodstvu. Evidenca terjatev do kupcev pri enostavnem knjigovodstvu je nekakšen ekvivalent knjižbam na kontu 120 pri dvostavnem knjigovodstvu, evidenca obveznosti do dobaviteljev pa ekvivalent kontu 220 pri dvostavnem in tako po analogiji dalje.

V sami knjigi prihodkov in odhodkov pa kolone predstavljajo, kot smo že rekli, po enega ali več kontov (torej tako imenovane sintetične konte v dvostavnem knjigovodstvu). Lep primer tega je npr. kolona 21, ki predstavlja vstopni DDV in v dvostavnem knjigovodstvu pomeni konto 160, medtem ko kolona 18 predstavlja obračunani DDV in v dvostavnem knjigovodstvu ga knjižimo na konto 260, kot obveznost za izstopni DDV. Popolnoma enako je npr. s kolono 24, ki predstavlja stroške reprezentance in se jih v dvo stavnem knjigovodstvu knjiži na konto 417.

So pa v nekaterih kolonah KPO združeni posamezni konti, čemur se v dvostavnem knjigovodstvu reče sintetični konti. Tak primer je npr. kolona 25, ki predstavlja stroške storitev. V dvostavnem knjigovodstvu najdemo popolnoma enako poimenovanje, če pogledamo v kontni plan, na kontu 42. Slednje ne pomeni nič drugega, kakor da gre za sintetični konto, ki vključuje vse analitične  konte, ki se začnejo z 41, npr. 410 – proizvodne storitve, 411 – transportne storitve, 412 – vzdrževanje osnovnih sredstev, itd.

Torej, z nekaj domišljije in nekaj tuhtanja lahko kajkmalu ugotovimo, da obstaja način nekakšne preslikave med enostavnim in dvostavnim knjigovodstvom. Ker je enostavno bolj okleščeno kakor dvostavno, je prehod iz dvostavnega v enostavno morda malenkost težji, iz enostavnega v dvostavnega pa naletimo sem ter tja na težave, kako razdružiti posamezne sintetične konte, vendar postopek ni nemogoč in to je za nas bistven in dragocen podatek, saj nam daje upanje, da ko bomo ustvarili dovolj prometa (npr. več kakor 25 tisoč evrov v zadnjih 12-ih mesecih), bomo z lahkoto izpolnili zakonsko obveznost prehoda iz enostavnega na dvostavno knjigovodstvo. In ravno na tem gradi Mini IS.

Če sedaj pogledamo našo tabelo Knjizbe zgoraj, ugotovimo, da smo zaenkrat pustili stolpec Kolona KPO prazen. Poskusimo ga sedaj izpolniti. Ugotovili smo že, da lahko povsod, kjer imamo zapisan konto 160 v ta stolpec zapišemo 21. Ravno tako lahko povsod tam, kjer smo pisali poleg opisa v oklepajih Netto, ugotovimo da to ustreza koloni 22 v KPO. Medtem ko obveznosti do dobavitelja predstavljajo konto 220 in so znesek računa z DDV, kar zapišemo v kolono 20,  ki smo jih knjižili v breme, za razliko od zgoraj naštetih, ko smo knjižili zgolj tiste, ki smo jih dvostavno knjižili v dobro. Do tega pride zaradi delitve na t.i. aktivne in pasivne konte, s katerimi pa vas res ne bom zaenkrat moril.

Ko izpolnimo tiste kolone, ki jih imamo za izpolniti3, vstavimo nov delovni list v naš delovni zvezek in ga poimenujemo KPO. Vanj po enakem postopku kakor zgoraj vstavimo vrtilno tabelo, kateri za oznake vrstic določimo najprej Datum, pod njega pa iz seznama razpoložljivih polj potegnemo še polje Opis. Za oznake stolpcev določimo polje Kolona KPO. Kot vrednost dodamo v seznam polje Znesek.

Pred nami je knjiga prihodkov in odhodkov, ki vsebuje zgolj tiste kolone, ki smo jih že navedli v naših knjižbah. Kliknemo še na izbirnik Oznake stolpcev in odstranimo kljukico izpred možnosti prazen, da nas ne motijo vrednosti, ki jih nismo razporedili v nobeno kolono in skrijemo zadnji stolpec Skupna vsota, ki nam v tem primeru ne služi ničemur smiselnemu (kar pa ni nujno res pri kaki drugi vrtilni tabeli). Naš končni rezultat prikazuje slika spodaj.

Knjiga prihodkov in odhodkov, kot jo Excel samodejno generira

Knjiga prihodkov in odhodkov, kot jo Excel samodejno generira

Sedaj, ko smo razčistili vse nejasnosti in si pripravili ogrodje za nadaljnje delo, je čas da nadaljujemo še s primeri ostalih najbolj pogostih knjižb, ki se zgodijo malemu podjetniku pri nekem ne pretirano eksotičnem poslovanju.

Blago za nadaljno prodajo

Knjižene nabave blaga s stroški nabave

Pri nabavi blaga se lahko zgodita dva scenarija. Eden je, da so k sami ceni blaga priključeni še razni stroški povezani z nabavo, npr. stroški prevoza, carina, ipd. Mi si bomo ogledali primer s stroški prevoza.

V primeru enostavnega knjigovodstva je zadeva dokaj trivialna, saj enostavno naredimo dve knjižbi na sledeč način:

  • za vrednost blaga v kolono 20 vpišem vrednost skupaj z DDV, če smo zavezanci za DDV, potem v kolono 21 vpišemo znesek vstopnega DDV, v kolono 22 pa osnovo za DDV in v kolono 23 vpišemo ponovno netto vrednost blaga. Tisti, ki niso zavezanci za DDV izpustijo vnos v kolono 21 in pač preprosto operirajo z bruto zneski.
  • za vrednost prevoza v kolono 20 vpišem vrednost skupaj z DDV, če smo zavezanci za DDV, potem v kolono 21 vpišemo znesek vstopnega DDV, v kolono 22 pa osnovo za DDV in v kolono 25 vpišemo ponovno netto vrednost blaga.Tudi tu tisti, ki niso zavezanci za DDV izpustijo vnos v kolono 21 in pač preprosto operirajo z bruto zneski.

Nato še v evidenco obveznosti do dobaviteljev vnesemo dve knjižbi, eno za obveznost do dobavitelja blaga, drugo pa do prevoznika in postopek je zaključen.

V primeru dvostavnega knjigovodstva zahteva ta primer nekaj več telovadbe, saj najprej – tako kakor pri enostavnem knjigovodstvu poknjižimo vsakega posebej, nato pa obe postavki združimo na skupni konto, kjer obračunamo nabavo blaga in na koncu še vse skupaj poknjižimo kot zalogo. Ne gre seveda pozabiti še knjiženja terjatve za vstopni DDV in obveznosti do dobaviteljev. Poglejmo si zadevo še na sliki.

Knjiženje nabave blaga s stroški nabave, zalogo in DDV

Knjiženje nabave blaga s stroški nabave, zalogo in DDV

Drugi način je knjiženja nabave blaga za nadaljno prodajo je bolj preprost, saj v njem zgolj poknjižimo vrednost brez davka kot zalogo na konto 660 v dobro in ravno tako terjatev za DDV na konto 160 v dobro, medtem ko na konto 220 v breme knjižimo bruto vrednost zneska računa, torej skupaj z DDV.

Poglejmo sedaj, kaj se nam dogaja v Excelu, če predpostavimo, da je poleg zgornjega primera naš podjetnik naročil še za 12.000,00 evrov rezervnih delov, ki jih je knjižil po drugem načinu. Neoziraje se na to, da se je število knjižb znatno povečalo, se čar tega, kar smo naredili do sedaj, da je dovolj, da se premaknemo na zavihek BS, kjer imamo našo bilanco stanja in se postavimo nekam znotraj naše vrtilne tabele, ter izberemo kartico Možnosti, ki ni vidna, če se nismo prej postavili v vrtilno tabelo. Na njej kliknemo gumb Osveži in naša bilanca stanja je ustrezno popravljena. Kako vemo, da je vse v redu? Enostavno, ker nam Skupna vsota spodaj kaže nič, kar priča o tem, da so vse knjižbe zaprte s protiknjižbami.

Vendar to še ni vse. Če postopek ponovimo na zavihku KPO, tako da osvežimo tudi to vrtilno tabelo, se bodo podatki ustrezno popravili, upoštevaje kolone KPO, ki smo jih nazadnje vnesli v tabelo Knjizbe. Hkrati s tem, kar smo naredili do sedaj, pa smo nehote naredili še eno reč, ki se imenuje Glavna knjiga. Za to, da si ogledamo še to zver, enostavno v naš delovni zvezek vstavimo nov delovni list in ga poimenujemo GK. Ponovno vstavimo vrtilno tabelo, kateri spet določimo za vir podatkov našo tabelo Knjizbe.

Tokrat kot oznake vrstic določimo najprej polje Konto Opis in pod njim še Datum, za oznake stolpcev pa določimo polje Vrsta. Kot vrednost seveda določimo znesek in… voila. Pred vami je skorajda čisto prava glavna knjiga.

Vzorec glavne knjiga v Excelu, kot jo generira sam iz knjižb

Vzorec glavne knjiga v Excelu, kot jo generira sam iz knjižb

Sedaj mislim, da je že vsem uspelo dojeti, kam pes taco moli. Vse te slavne knjige, evidence in bilance stanja so lahko stvar nekaj klikov v Excelu, če so knjižbe ustrezno zavedene. In če je sedaj koga zabolela glava ob tem, da računovodskemu servisu za izdelavo bilance iz obstoječih podatkov plača nekaj krepkih evrov, potem naj rečem tisto ljudsko – neznanje se pač plača.

Seveda so ti šolski primeri, ki jih navajam malo bolj skopi in ne prikažejo čisto vsega, toda ničkaj dosti več dela ne bi bilo, da bi vse skupaj razširili na raven izpisov, ki smo jih navajeni od “ta velikih”. Tukaj namenoma operiram z manj podatki, da ohranimo preglednost in nam je bolj jasno, kaj se dejansko dogaja.

Plačilo blaga dobavitelju

Tukaj se ne bomo ponavljali, saj je postopek enak kakor že navedeni zgoraj. Pri enostavnem knjigovodstvu knjižimo odliv z računa v evidenci stanja na računih in zmanjšanje obveznosti do dobavitelja, medtem ko v primeru dvostavnega knjigovodstva znesek plačila knjižimo na konto 110 v breme in 220 v dobro in zadeva je zaključena.

Knjženje tujih storitev

Pri enostavnem knjigovodstvu smo videli, da se blago knjiži v kolono 23, storitve pa v kolono 25. Pri dvostavnem knjigovodstvu je knjiženje tujih storitev postopkovno enako knjiženju blaga, le da so posamezni tipi bolj razdrobljeni in tako razne storitve obsegajo konte od 410 do 419. V grobem gre postopek tako:

  • na konto 41x knjižimo netto vrednost storitve (torej brez DDV) v dobro
  • na konto 160 knjižimo terjatev za DDV v dobro
  • na konto 220 knjižimo bruto obveznost do dobavitelja v breme

Knjiženje lastnih storitev

Kadar sami opravljamo storitve, je postopek pri enostavnem knjigovodstvu obratno enak. V KPO torej v stolpec 19 vpišemo bruto znesek računa in v stolpec 18 obračunani DDV, netto vrednost opravljene storitve pa vpišemo v stolpec 10.

Pri dvostavnem knjigovodstvu pravzaprav podobno – skorajda obratno enako.

  • na konto 760 knjižimo netto vrednost storitve (torej brez DDV) v breme
  • na konto 260 knjižimo obveznost za DDV v breme
  • na konto 120 knjižimo bruto terjatev do kupca v dobro

Knjiženje prodaje blaga

Medtem, ko je pri enostavnem knjigovodstvu način knjiženja prodanega blaga skorajda identičen prodaji lastnih storitev, saj je treba zgolj še na ustrezni kartici artikla zmanjšati zalogo, je pri dvostavnem knjigovodstvu situacija dokaj podobna slednji in ne toliko nabavi blaga. Knjižbe, ki jih naredimo pri prodaji blaga navadno obsegajo:

  • na konto 120 knjižimo bruto terjatev do kupca v dobro
  • na konto 760 knjižimo netto vrednost prihodka v breme
  • na konto 260 knjižimo obveznost za DDV v breme
  • na konto 660 knjižimo NABAVNO VREDNOST blaga v breme
  • na kontu 711 knjižimo nabavno vrednost prodanega blaga v dobro.

Knjiženje odplačila posojila

V zgornjem primeru na začetku smo rekli, da je naš podjetnik vzel posojilo pri banki. Kako poteka knjiženje posojila je v bistvu bolj pomembno za dvostavno knjigovodstvo, saj pri enostavnem knjigovodstvu zgolj zavedemo v kolono 36 znesek obresti. Pri dvostavnem pa v zgoraj navedenem primeru, kljub trimesečnemu odplačevanju, vsak mesec posebej beležimo mesečni strošek obresti na kontu 968 v breme.

Ko pa pride dan plačila obroka kredita, takrat poknjižimo:

  • na konto 968 znesek obresti za obrestovalno obdobje (torej vse tri mesece) v dobro
  • na konto 450 vpišemo znesek obresti za obrestovlno obdobje v dobro
  • na konto 972 vpišemo znesek razdolžnine (torej anuiteta – obresti) za obrestovalno obdobje v dobro

Tako, mislim, da smo prišli do konca. Če sem kaj pomembnega izpusti, lahko vprašate v komentarjih in bomo dopolnili ta praktikum. Še dodatek za vse mazohiste, ki bi se želeli sami poigrati z datoteko, ki smo jo skozi ta primer ustvarili… snamete si jo lahko od tukaj. Pa srečno!

(se nadaljuje…)

  1. AOP – avtomatska obdelava podatkov []
  2. AJPES – Agencija za javnopravne evidence in storitve []
  3. nekatere celice niso izpolnjene zato, ker ne sodijo v KPO, pač pa v dotičnem primeru v register osnovnih sredstev, oz. v evidenco stanja na računih []
  • Share/Bookmark
Zapisano pod: Naredi si sam, Pisarna in poslovanje

Odzivi

Pozdravljeni,

zanima me ali se še da dobiti datoteko, ki je bila uporabljena v prispevku. Namreč na povezavi ni več dosegljiva.

Lep pozdrav,
Tomaž

Ups, se oproščam. Prenavljamo spletno stran. Sem jo že dodal tja, kjer naj bi bila.

Pozdravljeni,

zanima me program za dvostavno knjigovovodstvo, ali je mozen kak kontakt ali samo narocilo preko interneta

Prosim za kontakt

Pozdravljeni,

zanimam se za Knjigovodski praktikum za enostavno knjigovodstvo za ddv zavezance za 2012.
Kje do njega in kakšna je cena?

Hvala in lp,
Dajana Tekalec

Pozdravljeni,

zanima me če je program primeren tudi za vodenje knjig sindikata po sistemu dvostavnega knjigovodstva, in sicer ima sindikat tako pridobitno kot nepridobitno dejavnost?

Hvala in lp,
Mateja

……ko bomo ustvarili dovolj prometa (npr. več kakor 25 tisoč evrov v zadnjih 12-ih mesecih), bomo z lahkoto izpolnili zakonsko obveznost prehoda iz enostavnega na dvostavno knjigovodstvo……

Avtor: to ni pogoj za prehod iz enostavnega na dvostavno knjigovodstvo, temveč, je pogoj, da postaneš davčni zavezanec!!!!!!

Pika,

imate prav. To je eden izmed treh pogojev (ostala dva sta do 40 tisoč evrov aktive in do trije zaposleni). Izpolnjevati je treba vsaj dva izmed treh naštetih, da se zadosti pogojem enostavnega knjigovodstva. O tem je že bilo pisano v preteklih prispevkih.

Vseeno hvala za vaš prispevek. Da se ne pozabi. ;-)

Zivijo,
hvala za ta clanek, ceprav je ze vec kot eno leto mimo ;) tudi meni bi zelo prav prisla tale datoteka, pa me povezava ne vodi nikamor. Je morda na voljo kje drugje oz. kaksna novejsa verzija?

hvala in lep pozdrav,
a.

Super!

V prispevku ne omenjate knjige ostalih terjatev in obveznosti. Nabava osnovnih sredstev, avansi, akontacije davka, posojila itd ne spadajo v knjigo prihodkov in odhodkov ampak v knjigo ostalih terjatev in obveznosti. Knjiga prihodkov in odhodkov že ime pove, da gre prihodke in odhodke.
V knjigo ostalih terjatev in obveznosti pa se vpiše začetno stanje vseh terjatev in obveznosti iz BS in poslovne dogodke v letu, ki se ne nanašajo na prihodke in odhodke, kot sem jih naštela zgoraj.

L.p.

avtor: Olga
dan: 15.04.2013

Olga,

popolnoma prav imate. To niti ni namen prispevka. Slednji je bil predstaviti, kako se lotiti financno racunovodskega dela v Excelu in kake so zmoznosti le-tega, hkrati pa potegniti vzporednico med enostavnim in dvostavnim knjigovodstvom, da se prikaze, kako sta si v resnici to podobni zadevi.

Izbrani primer je povzet po predmetu Racunovodstvo in Knjigovodstvo na Ekonomsko Poslovni Fakulteti v Ljubljani (in bi moral biti diplomantkam in diplomantom le-te popolnoma domac). :-)

Je bilo pa v preteklosti nekaj govora tudi na temo omenjenih zadev, npr. tukaj, pa tudi tu in verjetno se kje bi se kaj naslo. Saj ne gre za to, da bi v enem prispevku spisali “vse znanje” o neki tvarini, temvec da se skozi vec zaporednih prispevkov koscek za kosckom osvetli neka problematika s tega ali onega zornega kota – v mojem primeru iz zornega kota uporabnika Excela.

Prijeten dan tja dol v tople kraje vam posiljam iz daljnega severa,
P.J.

V Ljubljani ni Ekonomsko poslovne fakultete, le Ekonomska fakulteta :) Tista, katero vi omenjate je v Mariboru…toda iz tega se vseeno ne ve od kje točno ste pobrali primere.

Ups, bo držalo. Hvala za popravek. Fakulteta je res le ekonomska, visokošolski program je imel v nazivu besedo “poslovna”. Po novem je naziv takšen, priznam pa, da se ne spomnim točno, kak je bil pred t.i. bolonjsko reformo. Tja je hodila boljša polovica, sam pa sem se držal študija informatike. ;-)

Primerčki pa so vzeti iz učbenika po “starem” programu… Ga nimam pri sebi, da bi pogledal, tako da tudi ne vem točnega naslova. Boljša polovica jih ni jemala s seboj, tako da so ostali v Sloveniji. Spomnim pa se, da so bili “veliki format” in mehko vezani s platnicami v kombinaciji temno in nežno vijola barve… Morda se bo kdo drug spomnil. ;-)

Pa lep pozdrav v domovino,
P.J.

PROSIM,ČE MI LAHKO POVESTE KJE DOBIM PROGRAM ZA VODENJE RAČUNOVODSTVA ZA TURISTIČNEGA VODNIKA.
kNJIGOVODSTVO BI VODILA PO NAČELU ENOSTAVNEGA KNJIGOVODSTVA, SAJ SO KNJIGOVODSKE POSTAVKE ENOLIČNE IN SE PONAVLJAJO (VODENJE IZLETOV, KM, MALICA,
DNEVNICE…ITD.)
HVALA.

Kako dolg in detajln članek! Neverjetno

Pustite komentar

Tvoj odziv :

Komentiranje iz tujine je omogočeno zgolj prijavljenim uporabnikom !

Kategorije