Microsoft Office 2007
Po objavi Evidenc za enostavno knjigovodstvo na tem blogu se je usul val vprašanj v smislu, ali bi se dalo narediti v Excelu to in ono. Vprašanja so bila res pestra in raznolika in težko bi jih strnil v nek skupni imenovalec. Čeprav, če dobro pomislim, bi vendar šlo. Recimo nekako tako: »Ali bi se dalo v Excelu narediti vse, kar podjetnik potrebuje pri poslovanju?«
Kar nekaj časa sem se otepal temu, da bi iz Excela naredil ERP oz. CRM orodje, saj se mi za kaj takega enostavno ne zdi primeren. Potem pa me je prešinila drugačna ideja – s povezavo orodij zbirke MS Office lahko dosežemo vse to, po čemer je bilo izraženo povpraševanje.
MS Excel je sicer zelo dobro orodje za kalkulacije nad podatki in oblikovanje le teh v bolj ali manj všečna poročila in preglede z izdatno podporo sintetiki in analitiki in za uporabo nadvse preprostim grafičnim prikazom. Vendar me ni mikalo, da bi v MS Excelu podatke tudi hranil. Za kaj takega se mi ne zdi primeren.
Prva prava težava je v tem, da MS Excel ni relacijska zbirka podatkov. Seveda je s pomočjo MS-ovih orodij mogoče poizvedovati po Excelovih delovnih listih z SQL-om in jih obravnavati kot tabele, vendar pa je za kaj takšnega preveč ovir. Predvsem te izhajajo iz tega, da MS Excelov delovni zvezek v bistvu ne omogoča večuporabniškega dela, slednje pa je z vidika poizvedovanja po podatkih že skoraj nujen predpogoj.
Če misel na hrambo podatkov v MS Excelu ni bila niti najmanj privlačna, pa obstaja za to kup drugih možnosti. Znotraj MS Office pisarniške zbirke tako že vrsto let najdemo MS Access, ki je čisto pravo orodje za ustvarjanje in delo z zbirkami podatkov. Pozna tudi svojo obliko datoteke s podatki MDB (Microsoft DataBase), ki je v različici 2007 dobila novo končnico ACCDB (Access DataBase).
Za manjša podjetja je to lahko idealna rešitev, saj omogoča sočasne večuporabniške dostope in je hkrati povsem preprosta za vzdrževanje. Varnostne kopije se tako naredi s preprostim kopiranjem določene datoteke na neko varno mesto in v primeru hujše okvare sistema se jo povrne nazaj. Tudi morebiten prehod na MS SQL ali My SQL strežnik kdaj v prihodnosti ne predstavlja težav, saj je možno dokaj enostavno vse podatke iz Accessove podatkovne zbirke izvoziti v zmogljivejše strežniške podatkovne zbirke.
Ko je podatkovna zbirka enkrat ustvarjena, uporabnik ne potrebuje MS Accessa, kakor je to v navadi tudi pri drugih podatkovnih zbirkah. Medtem, ko se podatki shranjujejo v podatkovno zbirko pa lahko za prikaze podatkov uporabimo MS Excel, ki takšnemu namenu čudovito služi. Hkrati to pomeni, da ob upoštevanju dejstva, da večina ljudi zna dovolj dobro delati z Excelom, takšna rešitev ponuja veliko mero fleksibilnosti z vidika prilagoditev potrebam konkretnega uporabnika.
Ostane nam še problem zajema podatkov, katerega lahko v tem primeru prepustimo t.i. »avtomatizaciji«, ki je sestavni del pisarniške zbirke MS Office. Vsako izmed orodij omenjene pisarniške zbirke namreč s seboj nosi tudi možnost povezovanja z drugimi orodji in enostavno izmenjavo informacij med posameznimi orodji. Programski jezik Visual Basic for Applications pa nam v tem primeru lahko služi kot lepilo, ki posamezna orodja združi v enotno celoto.
Na ta način pa vendar lahko zastavimo celovito orodje za spremljanje poslovanja v MS Excelu, pri čemer si za hrambo podatkov izposodimo Accessovo zbirko podatkov, za elektronsko izmenjavo podatkov in lažje spremljanje dogodkov in nalog pa zmožnosti MS Outlooka, nenazadnje pa je tukaj še MS Word, ki bo poenostavil izdelavo tipskih pisem, ki so pri poslovanju stalnica.
MyOffice EEK v2 - Prilagoditev traku v Excelu
Na zgornji sliki lahko vidimo, kaj nekako bi takšno orodje za začetek moralo vključevati. V naslednjih nekaj prispevkih pa bo govora o tem, kako se zadev lotiti in jih spraviti v življenje.
