header image

Orodje za spremljanje poslovanja v Excelu?

Objavil: P.J. | 21.11.2010 | 15 Komentarjev |

Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2007

Po objavi Evidenc za enostavno knjigovodstvo na tem blogu se je usul val vprašanj v smislu, ali bi se dalo narediti v Excelu to in ono. Vprašanja so bila res pestra in raznolika in težko bi jih strnil v nek skupni imenovalec. Čeprav, če dobro pomislim, bi vendar šlo. Recimo nekako tako: »Ali bi se dalo v Excelu narediti vse, kar podjetnik potrebuje pri poslovanju?«

Kar nekaj časa sem se otepal temu, da bi iz Excela naredil ERP oz. CRM orodje, saj se mi za kaj takega enostavno ne zdi primeren. Potem pa me je prešinila drugačna ideja – s povezavo orodij zbirke MS Office lahko dosežemo vse to, po čemer je bilo izraženo povpraševanje.

MS Excel je sicer zelo dobro orodje za kalkulacije nad podatki in oblikovanje le teh v bolj ali manj všečna poročila in preglede z izdatno podporo sintetiki in analitiki in za uporabo nadvse preprostim grafičnim prikazom. Vendar me ni mikalo, da bi v MS Excelu podatke tudi hranil. Za kaj takega se mi ne zdi primeren.

Prva prava težava je v tem, da MS Excel ni relacijska zbirka podatkov. Seveda je s pomočjo MS-ovih orodij mogoče poizvedovati po Excelovih delovnih listih z SQL-om in jih obravnavati kot tabele, vendar pa je za kaj takšnega preveč ovir. Predvsem te izhajajo iz tega, da MS Excelov delovni zvezek v bistvu ne omogoča večuporabniškega dela, slednje pa je z vidika poizvedovanja po podatkih že skoraj nujen predpogoj.

Če misel na hrambo podatkov v MS Excelu ni bila niti najmanj privlačna, pa obstaja za to kup drugih možnosti. Znotraj MS Office pisarniške zbirke tako že vrsto let najdemo MS Access, ki je čisto pravo orodje za ustvarjanje in delo z zbirkami podatkov. Pozna tudi svojo obliko datoteke s podatki MDB (Microsoft DataBase), ki je v različici 2007 dobila novo končnico ACCDB (Access DataBase).

Za manjša podjetja je to lahko idealna rešitev, saj omogoča sočasne večuporabniške dostope in je hkrati povsem preprosta za vzdrževanje. Varnostne kopije se tako naredi s preprostim kopiranjem določene datoteke na neko varno mesto in v primeru hujše okvare sistema se jo povrne nazaj. Tudi morebiten prehod na MS SQL ali My SQL strežnik kdaj v prihodnosti ne predstavlja težav, saj je možno dokaj enostavno vse podatke iz Accessove podatkovne zbirke izvoziti v zmogljivejše strežniške podatkovne zbirke.

Ko je podatkovna zbirka enkrat ustvarjena, uporabnik ne potrebuje MS Accessa, kakor je to v navadi tudi pri drugih podatkovnih zbirkah. Medtem, ko se podatki shranjujejo v podatkovno zbirko pa lahko za prikaze podatkov uporabimo MS Excel, ki takšnemu namenu čudovito služi. Hkrati to pomeni, da ob upoštevanju dejstva, da večina ljudi zna dovolj dobro delati z Excelom, takšna rešitev ponuja veliko mero fleksibilnosti z vidika prilagoditev potrebam konkretnega uporabnika.

Ostane nam še problem zajema podatkov, katerega lahko v tem primeru prepustimo t.i. »avtomatizaciji«, ki je sestavni del pisarniške zbirke MS Office. Vsako izmed orodij omenjene pisarniške zbirke namreč s seboj nosi tudi možnost povezovanja z drugimi orodji in enostavno izmenjavo informacij med posameznimi orodji. Programski jezik Visual Basic for Applications pa nam v tem primeru lahko služi kot lepilo, ki posamezna orodja združi v enotno celoto.

Na ta način pa vendar lahko zastavimo celovito orodje za spremljanje poslovanja v MS Excelu, pri čemer si za hrambo podatkov izposodimo Accessovo zbirko podatkov, za elektronsko izmenjavo podatkov in lažje spremljanje dogodkov in nalog pa zmožnosti MS Outlooka, nenazadnje pa je tukaj še MS Word, ki bo poenostavil izdelavo tipskih pisem, ki so pri poslovanju stalnica.

MyOffice EEK v2 - Prilagoditev traku v Excelu

MyOffice EEK v2 - Prilagoditev traku v Excelu

Na zgornji sliki lahko vidimo, kaj nekako bi takšno orodje za začetek moralo vključevati. V naslednjih nekaj prispevkih pa bo govora o tem, kako se zadev lotiti in jih spraviti v življenje.

  • Share/Bookmark
Zapisano pod: Pisarna in poslovanje
Tags: , , , , ,

Odzivi

Malo za hec, misliš, da bi to orodje olajšalo prejemniku socialne pomoči pri izračunu stroškov :lol:

Hja, z vidika planiranja in analitike bi si skoraj upal trditi, da ja. Se mi pa poraja drugo vprašanje – o smotrnosti porabe socialne pomoči za nakup MS Office licence. ;)

Izgleda super,ampak menim da bi za uporabo uporabnik potreboval dobro znanje excela, kar ga pa večina nima

Ne bi smelo biti pretežko, saj bo večinoma avtomatizirano in uporabniku ne bo treba skoraj ničesar delati, razen vnašati podatke. Obračune naj bi izvajal Excel.

Sicer bo pa kmalu “demo” na voljo, pa bomo videli. Upajmo na najboljše. ;)

Pimp my Excel? :-)

Ta orodni trak izgleda super. Nisem si predstavljal, da lahko tako globoko posežeš v Excel. Predvidevam, da je MS Access le v “profesionalni” zbirki MS Office, ker ga v mojem H&S ne najdem.

@bimbo: zate je pa pripravljena nova objava o prilagajanju traku v MS Office. Ker pa se mi sedaj ne da odpravljati slovničnih napač, si bom to delo prihranil za zjutraj. ;)

predkratiki sem tudi jaz začel svojo podjetniško pot. Tako da bom tudi jaz rabil nekaj za vodenje enostavnega kjigovodstva. Varinata v excell tablah, ki si jo pripravil je videt super (vsaj po opisih in komentarjih).
Še bolj sem pa navdušen nad MyOffice EEK v2, ki si jo napovedal. Glede na to da tudi sam kar nekaj let že programiram v accessu se strinjam s tabo, da je za podatkovno bazo primernejši access.

Zanima me če se že ve kdaj okvirno se bo dalo naročiti verzijo 2, tako da vem ali naročim excell varianto ali še malo počakam.
Lahko pa tudi pomagam pri testiranju kakšen beta variante.

lep pozdrav
Saso

Če bo vse po sreči, bo “demo” različica drugi teden že zunaj, da ga preizkusite. Trenutno se ukvarjam s poenostavitvijo vnosa seznama artiklov…

Sam menim, da Excel za kaj več, kakor nekaj deset zapisov z vidika zbirke podatkov ni primeren… Predvsem zaradi sprememb/dodelav in posledičnega uvoza/izvoza.

Po drugi strani pa menim, da Excel kot orodje za tabelarično in grafično poročanje v smislu analitike in sintetike nad Accessovo zbirko podatkov zadošča večini slovenskih podjetij. Ko pa se število sočasnih uporabnikov znatno poveča … potem je izvoz iz tkašne zbirke v MS SQL Express ali MySQL strežniško zbirko dokaj trivialna zadeva.

Sam sem pristaš izkoriščanja orodij, ki so na razpolago, pri čemer zagovarjam, da naj vsako služi namenu. Zato bi počakal na Accessovo različico.

;)

Priporočila bi se za vaššo demo verzijo ,ko jo boste dodelali.

Vsak dan spremljam tole stran in komaj čakam demo. :)

‘bemtiš… Heca me avtomatsko knjiženje. No, morda pa ta teden objavim demo različico brez te funkcionalnosti, ki za pridobitev vtisa niti ni tako pomembna.

:D

Sašo,

Preveri elektronsko pošto. Sem ti poslal “alfo” v test. Sporoči prve vtise.

Hvala in lep pozdrav,
P.J.

P.J,

Hvala za poslano Alfa verzijo. Na prvi pogled izleda zelo dobro. Aplikacija je zelo lepo oblikovana.

Bom probal čimprej vnesti kakšen dogodek, potem spročim kaj več

lp
Sašo

Avtomatsko knjiženje in posledično izpiski so še vedno v izdelavi, zato je pri poslani verziji še vedno “onemogočeno”. “Knjigovodske vrste” so sicer že pripravljene, ampak samo knjiženje pa še preizkušam. Želim narediti kolikor se da “bulet-proof”

Upam, da mi danes ali jutri uspe še to zaključit. Glede na to, da nisi dobil nobenih navodil za uporabo, kako se je znajti v orodju? Je razporeditev dovolj samoumevna?

No tako, Beta različico si lahko prenesete na svoje računalo in se z njo igrate po mili volji.
klik

Pustite komentar

Tvoj odziv :

Komentiranje iz tujine je omogočeno zgolj prijavljenim uporabnikom !

Kategorije