header image

Knjiga izdanih računov (1. del)

Objavil: P.J. | 30.05.2010 | 1 Komentar |

Že kar nekajkrat sem bil opozorjen, da bi ob bok knjigi prejetih računov sodila tudi knjiga izdanih računov, narejena v Microsoft Office Excel-u in OpenOffice.org Calc-u. Razlog, zakaj sem odlašal z izvedbo se skriva v tem, da gre za več vsebine, kot se zdi na prvi pogled.

Opredelimo vsebino

Najprej se moramo vprašati, kaj od orodja sploh pričakujemo. Knjiga izdanih računov je prvenstveno res evidenca le teh. Hkrati lahko vanjo beležimo prejeta plačila izdanih računov in tako se nam samodejno izračunajo tudi terjatve do kupcev. Samodejno številčenje računov nam lahko pride presneto prav. Če se potrudimo še malenkost bolj, pa lahko vpeljemo še zavihek s postavkami posameznega računa in tako pripravimo vse potrebno za izpis izdanega računa, kadarkoli bi to že potrebovali.

Knjiga izdanih računov - zavihki

Knjiga izdanih računov - zavihki

Zgoraj našteto nam torej omogoča narediti celovito orodje, ki nam lahko precej olajša poslovanje, če smo majhno podjetje z majhnim številom izdanih računov na letni ravni. Leto šteje nekako do petdeset delovnih tednov in delovni teden šteje nekako pet delovnih dni. Za naš primer bo torej zadostovalo, če predpostavimo, da letno izdamo tja do petsto računov.

Določimo še funkcionalnost

Deloma smo se tega dotaknili že s samo vsebino. Sedaj pa bomo stvar poskusili orisati bolj natančno, da ne zaidemo v t.i. „never ending story“, kar se pri takšnem početju preveč rado zgodi. Osnova našega delovnega zvezka bo torej evidenca izdanih računov, ki ni bistveno drugačna od knjige prejetih računov.

Knjiga izdanih računov - videz

Knjiga izdanih računov - videz

Zaporedna številka računa želimo da se izračuna samodejno. Podobno najbrž velja tudi za t.i. oznako dokumenta, ki jo ponavadi določimo kot s poševnico ločeno leto izdaje in zaporedno številko računa.

Da se izognemo napakam bomo ročno vnašali oznako (šifro) kupca, naziv in davčno številko pa bomo s pomočjo funkcije VLOOKUP prenesli samodejno iz seznama kupcev, katerega bomo postavili v svoj zavihek (delovni list).

Vrednosti želimo, da se izračunajo samodejno in sicer tako, da jih orodje prebere iz seznama s postavkami računov, ki ga bomo postavili na samostojen zavihek (delovni list). Ker smo majhno in prilagodljivo podjetje, bomo ta seznam izkoristili še za malenkost, ki nam lahko prihrani marskikak siv las.

Pri nas je obvezna sestavina (izpisanega) računa tudi datum dobave blaga, oz. obdobje v katerem smo storitev opravljali. Druga upoštevanja vredna plat medalje pa je, da se DDV praviloma odvaja po datumu izdaje računa in ne po datumu plačila. Salomonska rešitev je torej izdajanje t.i. zbirnih računov. Zato bomo k vsaki postavki dodali še datum dobave oz. datum opravljanja storitve in si tako omogočili izdajo enkratnega računa, datiranega na datum plačila, ki se ga s kupcem dogovorimo – za več različnih dobav, oz. za daljše obdobje.

Na koncu bomo izdelali še samostojen zavihek (delovni list) na katerem bomo lahko vnesli zaporedno številko računa in s pomočjo formul na ustrezna mesta prenesli ostale vrednosti tako, da bo zadeva primerna za izpis na tiskalnik in izdajo kupcu.

Sklep

Tako s pomočjo čisto navadne preglednične rešitve pripravimo nadvse uporabno orodje, ki nam lahko celovito služi za pokrivanje s tem povezanega dela knjigovodsta v manjšem podjetju. Skupaj s knjigo prejetih računov pa kot osnova za izračun obveznosti plačila oz. pravice do vračila DDV.

(se nadaljuje »)

  • Share/Bookmark
Zapisano pod: Naredi si sam, Pisarna in poslovanje
Tags: ,

Odzivi

Lol.. sem mislil da gre za knjigo računodstvo za dummye :) )

Pustite komentar

Tvoj odziv :

Komentiranje iz tujine je omogočeno zgolj prijavljenim uporabnikom !

Kategorije