Leto je naokoli in že smo v letu 2011 in spet je pred nami obračun za potrebe Izkaza poslovnega izida in Bilance stanja. Letos smo se za vas še posebej potrudili in pripravili novo orodje, za spremljanje poslovanja za samostojne podjetnike, tokrat s poudarkom na avtomatskem knjiženju in poročanju.V predhodnem prispevku sem opisoval trpljenje vsakoletno, križev pot pokore malih slovenskih podjetnikov v iskanju davčne milosti. Ob opazovanju muk boljše polovice in še nekaj znancev in znank me je obšlo sočutje, ki me je napeljalo na nesebični dobrodušni akt. Navdahnjen in ganjen od njih trpljenja sem se spravil za računalo in se lotil stvarjenja.
Zametki so bili že postavljeni ob pisanju omenjenega predhodnega prispevka in Knjiga prihodkov in odhodkov je bila že bolj ali manj v celoti narejena. Privoščil sem ji le kanček piljenja in že je bila nared v vsej svoji veličini. Izdelek je možno tudi videti in ga pobliže pogledati, kakor izpričuje slika.
Knjiga prihodkov in odhodkov
V njej niti ni kake posebne avtomatike, razen tega, da se zapisi samodejno številčijo potem, ko vnesemo številko (oznako) listine. Sledila je izdelava še enega delovnega lista, v katerega bomo beležili terjatve do kupcev. Vsakič, ko kupcu izdamo račun, to poleg zabeležke v knjigo prihodkov in odhodkov zabeležimo tudi v evidenco terjatev do kupcev. Tej sem naklonil nekaj več pameti, da zna kako reč izračunati tudi sama. Preden se lotimo nadaljnega besedičenja pa raje poglejmo, kako zadeva zgleda.
Evidenca terjatev do kupcev
Tudi tukaj poteka številčenje zapisov samodejno. Ročno vnesemo datum knjiženja, oznako listine (največkrat najbrž številko izdanega računa), naziv kupca, datum zapadlosti, torej do kdaj naj bi kupec znesek poravnal in končni znesek računa z vsemi davščinami, pa čeprav nas bo zanje še prekmalu odrla država.
Zadnja tri polja se izračunajo samodejno. Sem dober do vas, kajne? Da bi se lahko izračunala, pa je potrebno evidentirati plačila. Zato sem ustvaril še evidenco plačil kupcev, v katero bomo beležili vsako plačilo, ki ga bodo naši kupci izvedli na naš račun ali še bolje v roke. Gotovina je le gotovina.
Evidenca plačil kupcev
Ko smo vnesli terjatev do kupca, lahko kadarkoli v evidenco plačil kupcev vnesemo plačilo kupca za to listino. Kupec lahko plačilo opravi naenkrat, v celoti. Včasih pa se zgodi, da znesek poravna v večih obrokih. Ravno s pričujočo evidenco smo rešili ta problem. Ročno vnesemo oznako listine (enako, kot je označena v trejatvah do kupcev). Nato vnesemo samo še datum (stolpec G) in znesek (stolpec I) posameznega plačila, ostalo se izračuna samodejno.
Če je vnešeno plačilo pokrilo znesek računa v celoti, se nam v zadnjem stolpcu prikaže znesek 0,00 €, če pa je kupec račun poravnal le delno, nam zadnji stolpec prikazuje, koliko nam je kupec še dolžan, predzadnji stolpec pa nam prikazuje, koliko nam je do sedaj plačal vsega skupaj.
V evidenci terjatev do kupca pa se iz evidentiranih plačil tudi (kot sem že prej omenil) samodejno preračunava, koliko je kupec že plačal in kolikšna je preostala terjatev po tej listini. Ko kupec plača celoten znesek listine, se v evidenci terjatev do kupcev samodejno izračuna datum plačila, to je tisti datum, ko je kupec plačal zadnji “obrok”, terjatev do kupca pa postane enaka 0,00 €.
Na popolnoma enak način se lotimo tudi evidence obveznosti do dobaviteljev in evidence plačil dobaviteljem. Na videz gre pravzaprav za skoraj identično zadevo, kot je tudi razvidno iz slike spodaj.
Evidenca obveznosti do dobaviteljev
Tudi v primeru obveznosti do dobaviteljev, bomo obveznost knjižili po prejemu računa. Ko bomo račun plačali, pa bomo znesek plačila evidentirali v evidenco plačil dobaviteljem. Tudi tu se bomo lahko, enako kot zgoraj, odločali o tem, ali bomo plačevali obročno, ali naenkrat. Vnašamo na enak način kot zgoraj in tudi samodejni preračuni se vršijo enako kot zgoraj.
Po enakem kopitu si sledijo še evidenca ostalih terjatev in evidenca plačil ostalih terjatev, ter evidenca ostalih obveznosti in evidenca plačil ostalih obveznosti. Vse štiri naštete evidence plačil niso obvezne za enostavno knjigovodstvo, vendar pa na način, kot sem jih izpeljal poenostavijo uporabo pričujočega orodja in omogočajo večjo fleksibilnost, saj imamo podporo za plačila v več obrokih, kar nekaj stvari se na ta način preračunava samodejno, kar zmanjša možnost napak, itd.
Evidence za enostavno knjigovodstvo samostojnega podjetnika
Skupaj se nam nabere kar dvanajst zavihkov v našem delovnem zvesku, kot je to razvidno iz slike zgoraj. Mi pa se bomo sedaj posvetili zavihku ROS v katerem se skriva register osnovnih sredstev. Semkaj bomo beležili naša osnovna sredstva in podatke o njih.
Register osnovnih sredstev
Kot do sedaj, sem tudi tukaj matematiko prepustil računalniku – saj iz poimenovanja sklepam, da menda zna računati. Mi tako vnesemo le osnovne podatke o našem osnovnem sredstvu. Iz nabavne vrednosti in amortizacijske dobe v mesecih pa se odpisana vrednost in trenutna knjigovodska vrednost na današnji dan izračunata samodejno.
Naslednja je evidenca stanja na računih. Da naredimo zadevo kot se spodobi in je pravično. Čeprav bi se o slednjem dalo najbrž diskutirati po dolgem in počez. Sama evidenca ni nič posebnega, kot je že iz slike razvidno.
Evidenca stanja na računih
Tudi tukaj poteka številčenje zapisov samodejno, ravno tako se sproti izračunava sumarno stanje na vseh podjetnikovih računih. Spodaj (ni vidno na sliki) pa se kakor povstod prikazujejo vsote po posameznih stolpcih. Seštevki po stolpcih upoštevajo tudi to, da lahko podatke filtriramo in se nam prikazuje vsota samo za prikazane zapise.
Nam pa preostane še evidenca prenosov med podjetjem in gospodinjstvom v katero bomo beležili porabo denarja iz podjetnikovega računa v zasebne namene, oz. plačevanje iz lastnega žepa za potrebe podjetja (npr. parkirnine, hotele, ipd.).
Evidenca prenosov med podjetjem in gospodinjstvom
V dobro podjetja knjižimo dogodke, ko smo za potrebe podjetja plačevali “iz lastnega žepa”, v breme podjetja pa, ko denar podjetja porabimo za zasebne namene. Saldo se izračunava sproti in nam prikazuje, koliko denarja je podjetje dolžno gospodinjstvu (če je vrednost pozitivna) oz. koliko je gospodinjstvo zadolženo pri podjetju (če je številka negativna).
Čisto na koncu sem se še poigral z obsegi podatkov in omogočil filtriranje tako, da je spodnja vrstica s seštevki vedno zadnja vidna vrstica in prikazuje seštevke samo dejansko prikazanih zapisov. Na ta način sem pripravil en sam delovni zvezek, ki vsebuje vse evidence (knjige), ki jih potrebuje samostojni podjetnik za enostavno knjigovodstvo.
In čeprav enostavno knjigovodstvo več kot očitno ni niti najmanj enostavno, sem zadeve poskusil poenostaviti, kolikor se je le dalo. Upam, da vam predstavljena rešitev pride prav. Do roka odaje letnih poročil DURS-u in AJPES-u je še dober mesec. Moja boljša polovica je izdelek temeljito preizkusila in pravi, da deluje pravilno. Tudi računovodkinja ni imela pripomb. Celo naredila si je kopijo, hi hi.
Vi si lahko različico v ODS obliki zapisa (Open Document Spreadsheet) prenesete na svoj računalnik popolnoma brezplačno in jo uporabljate po mili volji, brez kančka slabe vesti. Za tiste, ki želijo različico v XLS (MS Excel Spreadsheet) pa bom zahteval simbolično nadomestilo – recimo 15,00 €. Če želite torej različico za MS Excell, pišite na naš elektronski naslov.
DODATEK:
Prenos iz našega strežnika ni več mogoč. Pravico do distribucije je odkupil časnik Finance (za kar se jim najlepše zahvaljujem).
Leto je naokoli in že smo v letu 2011 in spet je pred nami obračun za potrebe Izkaza poslovnega izida in Bilance stanja. Letos smo se za vas še posebej potrudili in pripravili novo orodje, za spremljanje poslovanja za samostojne podjetnike, tokrat s poudarkom na avtomatskem knjiženju in poročanju.
No, pa naj bo… Nekaj poskusnih informacij o 
