My Office Team

Za razliko od naše državne birokracije, ki si lahko za leto 2010 privošči nakup in najem programske opreme privošči 33 mio evrov, k temu pa še navrže 12 mio za vzdrževanje taiste programske opreme, si povprečen slovenski podjetnik pomaga na druge – predvsem cenovno ugodnejše – načine.

Mimogrede, če si privoščim še en majhen ekskurz… Za omenjenih 55 mio evrov bi lahko naša državica zaposlila cca. 1850 mladih tehnikov in diplomantov s področja IT-ja, oblikovanja, prevajalcev, … in cel kup drugih profilov in jim plačala v povprečju okoli 1.500,00 evrov NETTO plače – zato, da bi razvili, prilagodili in ne vem kaj še vse, na koncu pa še uvedli uvedli uporabnike v obstoječo in posebej za našo državo prilagojeno odprtokodno programsko opremo.

Vrnimo se raje k našemu podjetniku, ki je primoran ravnati racionalno. Kolikor se racionalno pač ravnati da. Kajti tudi tu se rado zaplete. Kot pri mojima znancema Luki in Mateju, ki se še vedno trudita in vztrajata na našem ničkaj prijaznem podjetniškem parketu. Ko sta se odločala pred leti, kako vse kolobocije spraviti v računalniško obliko, sta naletela na prvo oviro… primorana sta bila kupiti še en računalnik z operacijskim sistemom Microsoft Windows XP, zato da sta sploh lahko postala ponosna lastnika programa za vodenje knjig. Odločila sta se za paket Birokrat.

Z Birokratom sem se srečal prvič v vsej moji dosedanji karieri. Ime Birokrat MSDE je precej obetalo. Predstavljal sem si, da program za shranjevanje podatkov uporablja Microsoft Data Engine, kar se je kmalu izkazalo za pravilno domnevo. Magda (ki, kot je v manjših podjetjih v navadi, skrbi za vse živo) mi razkaže, kako program deluje in priznati moram, da je zadeva kar ergonomična. Meniji so nekako logično razporejeni in nekdo, ki vsaj približno ve, kaj mu je početi, se v programu zlahka znajde.

(Masovno) Pošiljanje komercialne pošte poslovnim partnerjem

Prva zadeva, ki smo si jo za ta teden zastavili je bila omogočiti pošiljanje pošte o ponudbi podjetja poslovnim partnerjem. Gre za dejavnost, kjer je to nujna obveznost (in ne basanje poštnih predalov z vsem živim). Iz torbice z napisom MSDN sem potegnil zgoščenko z napisom Microsoft SQL Server in namestil Cient Tools na svoje računalo. Z MS SQL strežnikom nisem delal že od leta 2006, se mi zdi. To bo še zanimivo.

Ko se vse skupaj naloži in zaženem Query Analyzer doživim prvi šok… Niso mi mogli dati podatkovnega slovarja. Iz preprostega razloga – ker ga nikoli niso prejeli. Ne vem, kako si lahko kdorkoli privošči prodati program, ne da bi mu priložil podatkovni slovar.

Gre vendar za podatke – lahko tudi za več let poslovanja. Podatke nekega podjetja na disku, vgrajenem v računalnik, ki je last taistega podjetja. To podjetje ima pravico (in v končni fazi tudi dolžnost) vedeti, kje se dejansko “fizično” nahaja vsak njihov podatek. Ker uporabljajo program, ki ga je izdelal nekdo drug, sami nimajo vpliva na to, kje in kako so podatki dejansko shranjeni. Zato je nujno, da se jim to pove. Za to so podatkovne slovarje tudi izumili.

Začelo se je mukotrpno iskanje po zbirki podatkov. Na srečo podjetje Birokrat, d.o.o., ki je Birokrata razvilo omogoča prenos t.i. DEMO (preizkusne) različice na svoj računalnik, tako da sem se poslužil te metode. Skozi program sem vnašal podatke in gledal, kaj se dogaja v bazi podatkov. Dolgotrajno, mukotrpno in z vidika naročnika dokaj drago.

Kljub temu, da so se pri snovanju Birokrata temeljito potrudili zakomplicirati zadevo, sem vendar med kopico baz nametanih na strežnik uspel dokaj hitro razvozlati, kam se kaj zapisuje. Izkušnje in zvezde so bile tokrat na moji strani.

Čas, da se veselica prične. Najprej smo tabelo PartnerKontakt (imenski prostor: BIRO013) naredili uporabno, saj je z vidika CRM-ja ta tabela popolnoma neuporabna. Dodali smo nekaj polj in v FileMaker-ju naredili nove obrazce za vnos in pregled poslovnih partnerjev in kontaktnih oseb. Tukaj se je za Luko in Mateja odprl popolnoma nov svet. Po toliko letih sta namreč prvič lahko dostopala do podatkov v Birokratu neposredno iz svojih jabučkov (Mac-ov).

Zaradi načina postavitve indeksov v podatkovni zbirki Birokrata (ta program je po mojem mnenju – glede na to kar sem videl – vnaprej obsojen na počasno delovanje, op.p.), smo dodali še nekaj indeksov in pripravili poizvedbe¹ in tako smo imeli dovolj podatkov za želeni namen.

Sedaj je prišla na vrsto priprava predlog v OOo Writer-ju in nastavitev OOo Base podatkovnih virov, ki so OpenOffice.org na Mac-u povezali z MS SQL strežnikom na MS Windows računalniku. Drugi dan okoli 13.-e ure je Luka zadovoljno gledal, kako se nabirajo potrdila o branju v njegovem poštnem predalu. V vsega nekaj minutah smo poslali kakih 1300 elektronskih sporočil. Preostanek se je tiskal na Minolti v kotu. Nekatere stranke pač želijo vse na papirju. Tokrat je vse opravil z nekaj kliki v Čarovniku za spajanje dokumentov.

Pošiljanje opominov o neplačilu

Tretji dan smo za Magdo naredili kar v FileMaker-ju mini programček (FileMaker deluje tako z Mac OS, kakor tudi z MS Windows opremljenih računalnikih), ki je sfiltriral podatke po kriterijih, ki jih je sama določila, nato pa samodejno generiral elektronsko sporočilo o zapadlih terjatvah, poleg pa pripel še PDF z vsemi specifičnimi podatki (specifikacijo zapadlih terjatev), oblikovanih skladno s celostno grafično podobo podjetja.

S tem dejanjem sem si prislužil kavo in rogljiček – gratis. Poleg tega me je prenehala grdo gledati, ko sem jo vsake toliko prosil, naj ne počne ničesar v Birokratu. Zdaj je vedela, da lahko dobi še kak sladkorček. Jaz sem pa imel mirno vest. Neprecenljivo.

Spletni dostop – sanje vsakega tržnika na terenu

Dejavnost, s katero se Luka in Matej ukvarjata zahteva veliko dela na terenu. Pogosti so tudi izleti na relaciji Združeno Kraljestvo, Švica, Italija, Hrvaška, Portugalska… Tokrat smo se spravili na “potne naloge” v Birokratu.

V PHP-ju na Linux strežniku smo naredili dokaj enostavno spletno aplikacijo, ki je del Birokrata prenesla na splet. Uporabniške vmesnike smo namesto v HTML-ju zaradi hitrejše izdelave naredili kar v XUL-u, ki je veliko bolj aplikativno naravnan. Na kocu je nastalo nekaj takega, kot vidimo na sliki.

Razširili smo Birokrata

V tej fazi smo Birokrata že temeljito razširili. Spletna aplikacija je imela na koncu kakih 25 obrazcev za vnos in pregled in zmožnost kreiranja kar nekaj PDF dokumentov (poročil in izpisov, spet skladnih s celostno grafično podobo podjetja), itd. Barvna shema vseh vnosnih mask pa je sledila Mac OS X Leopard barvni shemi, saj so tudi “pingvini”² bili preoblečeni v MacOS-X Aqua Theme 1.2.1 za namizno okolje GNOME.

SMS Alarm – obveščanje o dogodkih

Na koncu smo zadevo začinili s sladico. V FileMaker-ju smo nastavili še nekaj vnosnih oken za nastavitve, preglede in celo vnose. Nismo prenesli celotnega Birokrata na Mac, a zajeten del funkcionalnosti je bil dostopen tako iz FileMaker-ja, kakor tudi preko spleta. Magdi je bilo delo precej olajšano. Sploh z zadnjo pogruntavščino, ki smo jo nastavili.

Magdin računalnik smo opremili z navadnim Mobitelovim USB UMTS modemom in kar obstoječo priloženo aplikacijo prepričali, da je pošiljala obvestila, ki smo ji jih podtaknili. Tako so se lahko posamezniki naročili na določene informacije in Magdi ni bilo več treba klicarit vsakega posebej.

Namesto konca

Po dveh tednih – bolj točno 11 delovnih dneh – smo bili nared. Birokrata smo spremenili v čisto pravi informacijski sistem za področje, za katerega prvenstveno sploh ni bil namenjen. Kljub posameznim kritikam, ki sem jih izrekel na račun Birokrata, pa moram na koncu korektno priznati, da je program popolnoma kos vsem nalogam, ki jih obljublja in za katere je pravzaprav namenjen.

To, kar smo mi počeli, je pravzaprav povezava (izkoriščanje) oz. nadgradnja Birokrata, kot jedra poslovnega informacijskega sistema z zunanjimi (popolnoma v lastni režiji razvitimi) moduli, ki podpirajo specifične zahteve poslovnega procesa, pri čemer smo uspeli doseči, da se podatki v sistem vnesejo le enkrat in so s tem na voljo vsem (pooblaščenim) ravnem kadrov v podjetju, ne glede na programsko opremo, ki jo uporabljajo.

Opisano je zgolj primer, ki vam poskuša na praktičnem primeru predstaviti, kako se tudi sami lahko lotite prenove in nadgradnje vašega informacijskega sistema. Pri tem se mi je zdelo pomembno, da vam predstavim nekaj idej, ki jih lahko po želji implementirate tudi sami. Potrebujete le nekaj volje, nekaj časa in ne ravno veliko finančnih sredstev. Učinek pa je lahko ogromen.

Če pa želite, se lahko tudi kadarkoli obrnete name po pomoč. Z veseljem se bom spoprijel z izzivom in ga na koncu spremenil v delujočo rešitev.

P.S.: imena, uporabljena v besedilu so izmišljena (oz. prirejena).

1. poizvedba je navidezna tabela, ki se generira glede na vhodne parametre vsakič znova – na zahtevo [↩]
2. na prenosnikih tržnikov na terenu je nameščen operacijski sistem Linux [↩]